Persoonlijk uitnodigen voor de beurs loont

Je staat volgende maand op een beurs en daar wil je je bezoekers voor werven. Een blik in je CRM-systeem leert je dat er zo’n 500 relaties instaan die je zou kunnen uitnodigen. Je stelt een eenvoudige mail op: “Beste relatie, wij heten u van harte welkom op de beurs. U vindt ons op standnummer…

Vol verwachting wacht je op ontvangers van je mail, die je komen bezoeken. Als de beursgesprekken goed verlopen, rollen er vast veel extra opdrachten uit! Na 3 lange beursdagen ga je teleurgesteld naar huis. De mail heeft vrijwel niets gedaan…

Herken je dat gevoel? 

Het geschetste scenario is misschien wat dik aangezet. Toch is dit voor veel ondernemers de manier waarop ze relaties uitnodigen voor een beurs: saai en onpersoonlijk. Dat is een enorme gemiste kans. Een beurs is namelijk een ideaal moment om nieuwe producten te presenteren aan bestaande klanten, en oude relaties nieuw leven in te blazen.

Uitnodigingen voor beurzen werken gegarandeerd

De waarde van persoonlijke uitnodigingen voor beurzen kunnen we niet genoeg benadrukken. Het is een bewezen effectieve manier om potentiële bezoekers aan te trekken en de betrokkenheid te verhogen. 

Persoonlijke uitnodigingen maken een groot verschil. Ze geven de ontvanger namelijk het gevoel dat hij of zij speciaal is. En of je nu jong of oud bent, iedereen wil gezien worden. 

Ontdek in dit artikel waarom persoonlijke uitnodigingen zo effectief zijn. En hoe je ze het beste kunt inzetten.

Praktijkvoorbeeld: de kracht van persoonlijke beursuitnodigingen

MailStreet uit Deventer verzorgt wekelijks persoonlijke uitnodigingen voor talloze beurzen in binnen- en buitenland. Dit doen ze zowel digitaal als fysiek. 

Bij het bedrijf zien ze in de praktijk dat persoonlijk uitnodigen echt loont en de investering waard is. Bart Scholten, accountmanager bij MailStreet licht toe. 

“Wij krijgen dagelijks grote hoeveelheden data uit CRM-systemen toegestuurd. Deze data zetten we om naar persoonlijke uitingen, bijvoorbeeld uitnodigingen. Hierdoor wordt de aanhef van een brief niet ‘Geachte heer/mevrouw’, maar ‘Beste Jan’. Dit is slechts een klein voorbeeld van personalisatie en het verschil is groot. Mensen zijn geen nummers, maar individuen. Zo willen ze ook aangesproken worden.”

Dit zijn de voordelen van persoonlijke beursuitnodigingen

Er zijn verschillende redenen waarom persoonlijk uitnodigen voor een beurs echt werkt. Dit zijn de belangrijkste. 

Verhoogde responsratio's. Uit onderzoek blijkt dat gepersonaliseerde uitnodigingen veel meer reacties krijgen dan algemene uitnodigingen. Mensen voelen zich meer betrokken en reageren eerder als je ze persoonlijk aanspreekt.

Betere relaties. Door persoonlijke uitnodigingen te sturen, bouw je een sterkere relatie op met je klanten en prospects. Het laat zien dat je aandacht hebt voor hun behoeften en interesses. Dit leidt tot langdurige zakelijke relaties en creëert kansen. 

Meer bezoekers. Uiteindelijk is het doel van elke beurs om zoveel mogelijk bezoekers aan te trekken. Persoonlijke uitnodigingen helpen dit doel te bereiken door de betrokkenheid te verhogen en mensen te motiveren om je stand te bezoeken.

H2: Hoe maak je een persoonlijke uitnodiging?

Let op de volgende punten bij het maken van een persoonlijke uitnodiging voor een beurs of congres. 

1. Begin met de naam van de ontvanger. Dit klinkt misschien vanzelfsprekend, maar het personaliseren van de aanhef maakt een groot verschil. Gebruik niet alleen zijn of haar naam, maar ook andere relevante gegevens, zoals de functie en de naam van het bedrijf of de organisatie. 

2. Zorg ervoor dat de inhoud van de uitnodiging echt relevant is voor de ontvanger. We zijn allemaal druk en zitten niet te wachten op onnodige berichten. Verwijs naar eerdere interacties of interesses die ze hebben getoond. Dit laat zien dat je de uitdagingen van de ander echt begrijpt.

Schiet vooral niet met hagel. In het beste geval gooit iemand de uitnodiging ongeïnteresseerd weg. In het slechtste geval krijgt hij of zij een slechte associatie met je bedrijf. Dat wil je echt niet. 

3. Voeg een persoonlijk tintje toe. Dit kan een handgeschreven notitie zijn, een persoonlijke video die je opent via een QR-code of een unieke aanbieding. 

Het toevoegen van een persoonlijk tintje laat zien dat je echt moeite doet voor de ander en hem of haar speciaal maakt. Bovendien zorgt het (onbewust) voor wederkerigheid. Als iemand moeite voor je doet, wil je wat terugdoen. Dan kan het bezoeken van de beursstand zijn, maar ook het doorsturen van de uitnodiging naar een collega. 

Je kunt op ons vertrouwen!

Ik garandeer je een stress vrije
Beurs in Amsterdam

Hier vind je ideeën voor je beursstand in Amsterdam

5 tips voor persoonlijke uitnodigingen

Door meer tijd en aandacht te steken in je beursuitnodigingen verhoog je het resultaat. MailStreet heeft daarvoor een aantal handige tips geformuleerd. Dit zijn ze.

1. Personaliseer de aanhef

Richt je uitnodiging aan 1 persoon en niet aan een groep. Maak het zo persoonlijk mogelijk, het liefst met de voornaam.

2. Omschrijf nauwkeurig het soort beurs en wat jij presenteert

Veel ondernemers kampen met tijdgebrek. Beurzen staan daardoor vaak onderaan de prioriteitenlijstjes. Maak duidelijk om welke beurs het gaat, wat een bezoek je oplevert en het belangrijkste; waarom iemand echt jouw stand moet bezoeken? Speel bijvoorbeeld met nieuwsgierigheid of stel een bezoeker een groot voordeel in het vooruitzicht. 

Tip! Laat ChatGPT met je meedenken. Geef bijvoorbeeld deze opdracht op:

Ik wil een potentiële beursbezoeker verleiden mijn stand te bezoeken. Dit wil ik doen met nieuwsgierigheid. Bedenk 3 invalshoeken. 

Exclusieve Sneak Peek: "Ontdek als een van de eersten onze nieuwste innovaties! Bezoek onze stand en krijg een exclusieve sneak peek van producten die nog niet op de markt zijn. Mis deze unieke kans niet en blijf koploper in jouw vakgebied."

3. Maak speciale landingspagina voor beursbezoekers

Een persoonlijke landingspagina is een eenvoudige pagina gericht op een duidelijk doel, in dit geval het aanmelden voor een beursbezoek. 

Maak de pagina zo eenvoudig en doelgericht mogelijk. En geef twijfelaars een extra zetje, bijvoorbeeld met een leuke beursattentie die ze thuisgestuurd krijgen of op kunnen halen in de beursstand. Vermeld de URL van de landingspagina duidelijk op de uitnodiging.

4. Sluit persoonlijk af

Sluit de uitnodiging af met een persoonlijke uitnodiging en geef aan dat je het leuk zou vinden om de betreffende relatie de hand te schudden op de beurs. Doe dit bij voorkeur met een PS. Die valt snel op en vrijwel iedereen leest hem. 

Staan meerdere werknemers op de beurs? Probeer dan relaties te koppelen aan deze werknemers. Dit komt nog persoonlijker over en tijdens de beurs weten je relaties bij wie ze moeten zijn.

5. Stuur herinneringen

Gebruik de kracht van herhaling. Stuur na een week bijvoorbeeld een herinnering (het liefst per mail) en vermeld daarin nogmaals de aanmeldlink. Het voordeel van e-mail is de eenvoud; de ontvanger klikt op de link, vult zijn of haar gegevens in en meldt zich eenvoudig aan.

Extra tips voor succesvolle uitnodigingen

Tot slot hebben we nog 3 onmisbare tips voor je, om echt het maximale uit je uitnodiging te halen. Dit zijn ze. 

Timing is cruciaal. Zorg ervoor dat je de uitnodigingen op het juiste moment verstuurt. Te vroeg en mensen vergeten het, te laat en ze hebben misschien al andere plannen. Idealiter stuur je uitnodigingen 4-6 weken voor het evenement.

Een enkele uitnodiging is vaak niet genoeg. Stuur follow-up e-mails of berichten om ervoor te zorgen dat de ontvangers de uitnodiging niet vergeten. Dit kan ook een goede gelegenheid zijn om extra informatie te verstrekken of vragen te beantwoorden.

Gebruik diverse kanalen. Naast traditionele post en e-mail, kun je ook overwegen om uitnodigingen via sociale media of SMS te sturen. Dit kan vooral effectief zijn als je jongere doelgroepen probeert te bereiken.

Vergroot ook je beurssucces met persoonlijke uitnodigingen

Het sturen van persoonlijke uitnodigingen voor beurzen is een krachtige manier om de betrokkenheid en opkomst te verhogen. 

Door gebruik te maken van persoonlijke gegevens, relevante inhoud en een persoonlijke touch, kun je een blijvende indruk maken op je doelgroep. Voeg daarbij de voordelen van moderne technologie, en je hebt een winnende formule voor succes op de beursvloer.

Maak met Expo Beursstand een beursstand die écht werkt

Als bedrijf of organisatie heb je alle kennis in huis voor een succesvolle beursdeelname. Hoe vertaal je dit naar een effectieve beursstand en hoe werf je bezoekers?

Expo Beursstand is al meer dan 40 jaar jouw partner in het realiseren van professionele en succesvolle beursstands. We ontwerpen, bouwen en installeren beursstands die naadloos aansluiten bij jouw bedrijfsidentiteit en marketingdoelen. Van eenvoudig tot premium maatwerk.

Meer weten of gratis sparren met een expert? Neem contact op met Expo Beursstand. We laten je graag alle mogelijkheden zien.