Last minute beursstand? Hier moet je op letten

Stel, je kunt met fikse korting last minute deelnemen aan een beurs. Dit klinkt aantrekkelijk, maar is dat ook zo? En waar moet je rekening mee houden? Ontdek het in dit artikel.

De jaren na de coronapandemie waren pittig voor beursorganisatoren. Marketingbudgetten van exposanten stonden onder en het lukte vaak niet om de volledige beursvloer gevuld te krijgen. Ook huurden vaste deelnemers minder vierkante meters. Daardoor bleef de organisatie - ook bij evenveel deelnemers - met lege plekken zitten.

Lege plekken op de beursvloer zijn nadelig. Zowel voor de portemonnee van de beursorganisator als voor het imago van de beurs zelf. Daarom bieden organisatoren soms last minute beursstands aan, om deze lege standruimtes alsnog gevuld te krijgen. 

Bestaande exposanten kunnen voor een gereduceerd tarief hun standoppervlak vergroten. En twijfelende deelnemers worden met een aantrekkelijke aanbieding over de streep getrokken.

Last minute deelnemen aan beurzen, wel of niet doen?

Krijg je een aanbieding voor een last minute beursstand? Dan is de vraag natuurlijk of het verstandig is om hierop in te gaan. Want voor een prikkie een lege plek op de beursvloer vullen klinkt als een no-brainer. Maar is dat ook zo?

Nadelen van een last minute beursstand

Overweeg je last minute deel te nemen aan een beurs. Houd dan rekening met deze voor- en nadelen. 

1. De beschikbare plekken bij een last minute aanbod zijn vaak de minst interessante van de beurs. Dit is logisch, want de beste plekken zijn natuurlijk als eerste weg. De plekken die overblijven zijn vaak tussenstands, stands die een beetje uit de loop liggen of stands met een minder courante afmeting. Je begint dus vaak met een achterstand.

2. Een ander nadeel is de beperkte voorbereidingstijd. Ga je in op het aanbod, dan moet je in no-time een goede beursstand bemachtigen. 

Heb je een modulaire of mobiele beursstand op de plank liggen? Of exposeer je in een kleine stand met een bedrukte beurswand? Dan is dit geen probleem. 

Moet je nog een standbouwer zoeken en een complete stand regelen? Dan geeft dat veel stress en zou de voorbereidingstijd wel eens te kort kunnen zijn, om het maximale uit je beursdeelname te halen.

3. Heb je al een beursstand, of weet je standbouwer er snel een te maken? Dan heb je nog steeds weinig tijd voor de marketing voor de beurs. Denk daarbij aan: 

• Versturen van mailingen
• Uitnodigen van relaties
• Volgen van beurstrainingen voor de crew 
• Bedenken van beursacties 
• Regelen van geschikte kleding
• Huren of kopen van een folderstandaard, gadgets, audio/video etc.

Door de snelle aanmelding heb je weinig tijd voor dit soort zaken, die wel onmisbaar zijn voor je beurssucces. 

4. Sta ook kritisch stil bij de beperkte trainingstijd voor je standcrew. Als je medewerkers zich onvoldoende kunnen voorbereiden, kan dit leiden tot een onprofessionele uitstraling. Ook vergroot het stress en laten ze misschien grote kansen liggen. Kansen die ze na een effectieve salestraining wel zouden pakken. 

5. Een laatste nadeel is een mogelijk gebrek aan expertise. Heb je weinig ervaring met beursdeelnames, dan komt er plotseling veel op je af. Je mist de tijd om te leren van eerdere deelnames en te profiteren van de ervaring van anderen.

Voordelen van een last minute beursstand

Tegenover de nadelen staan uiteraard ook voordelen. 

1. Het grootste voordeel is financieel. Hoe meer vrije standruimte de organisator te vergeven heeft, hoe lager de prijs zal zijn. 
   
   Alhoewel de meterprijzen sterk variëren per beurs ligt de gemiddelde kale meterprijs in Nederland op zo’n 175-200 euro. Hoe dichter bij de aanvangsdatum van de beurs, hoe goedkoper de ruimte wordt. 
   
   In sommige gevallen geven organisatoren de standruimte zelfs gratis weg. Want de organisator heeft de ruimte toch al ingekocht en een lege plek op de beurs betekent toch een beetje gezichtsverlies. 
   
   Natuurlijk hangt de prijs wel af van de beurs zelf. Sommige beurzen zitten elk jaar helemaal vol. Daar is een “last minute deal” dan ook ondenkbaar en mag je zelfs blij zijn als er nog plek is.
2. Een last minute stand geeft je de flexibiliteit om in te spelen op actuele ontwikkelingen en trends. Dit past goed bij bedrijven die flexibel opereren en hun marketingstrategie snel kunnen aanpassen. Het geld dat je bespaart op de huur kun je nu in je stand steken.
    
3. Met een last minute beursstand beperk je financiële risico's. Je investeert pas in de beursdeelname als je zeker weet dat je het kunt betalen. Dit is een interessante strategie voor startende bedrijven of organisaties met een beperkt budget. Na de beursdeelname kun je evalueren of exposeren meer oplevert dan het kost.
    
4. Heb je onlangs een nieuw product of een nieuwe dienst gelanceerd? Dan kun je dit met een last minute beursdeelname snel onder de aandacht brengen van de juiste mensen. Verzamel direct feedback, werf leads en verkoop misschien al direct in je stand. Dan verdien je de investering meteen terug.
    
5. Een last minute beursstand verlaagt tot slot de drempel voor jou als exposant. Ook als kleiner bedrijf of startende ondernemer krijg je de kans om je te presenteren op een professionele beursvloer. Zo vergroot je naamsbekendheid en netwerk, en creëer je kansen. 
    

last minute beursstand kopen of huren?

De meeste bedrijven integreren beurzen in hun marketingplan. Daarbij kijken ze vooraf kritisch naar de investering en de geschatte resultaten. 

Valt de investering voor exposeren ineens een stuk lager uit, doordat de meterprijs aantrekkelijker wordt? Dan is de financiële drempel om deel te nemen plotseling een stuk lager. Zeker als je beschikt over je eigen beursstand en die zelf opzet, of laat opzetten. 

Heb je geen beursstand en moet je last minute een beursstand aanschaffen of laten bouwen? Zeg dan niet meteen ja tegen dat onweerstaanbare aanbod, en maak eerst een grondige rekensom. Want je financiële voordeel kan bij een slechte voorbereiding zomaar helemaal wegvallen.

Conclusie

Last minute deelnemen aan beurzen kan interessant zijn. Zeker als je beschikt over je eigen beursstand, zodat je snel kunt 'schakelen'. 

Bedenk wel dat je meteen begint met een achterstand. Zeker als je minder ervaring hebt in het deelnemen aan beurzen. 

Heb je wel veel ervaring, en heb je naast je eigen beursstand ook een praktisch draaiboek klaarliggen? Dan biedt een last minute aanbieding misschien wel een gouden kans. 

last minute beursstand nodig? Expo Beursstand redt je deadline

Heb je besloten om last minute deel te nemen aan een beurs? Dan kom je wellicht in de stress om nog een passende beursstand te regelen. Maak je geen zorgen, want Expo Beursstand is je redder in nood.

Met onze jarenlange ervaring en flexibele werkwijze creëren we ook op het laatste moment een professionele beursstand. Je stand sluit perfect aan bij je wensen en budget.

Waarom kiezen voor Expo Beursstand voor een last minute beursstand:

• Snelle levering 
• Slimme modulaire oplossingen 
• Breed assortiment 
• Full-service ondersteuning 
• 40+ jaar internationale ervaring

Geen tijd te verliezen?

Neem dan nu contact met ons op voor een vrijblijvende offerte en een gratis 3D-ontwerp. Dan beschik je in no-time over een aantrekkelijke en doelgerichte beursstand voor je last minute beursdeelname.