Live, online en hybride evenementen

In evenementenland maken we ons langzaam op voor een terugkeer naar de evenementen- en beurshallen. Fieldlab heeft zijn eerste testevenementen gehouden en het wachten is nu nog op de uitkomsten ervan.

Inmiddels worden er in Dubai alweer beurzen gehouden en worden er foto’s getoond van volle hallen met mensen die een mondkapje dragen. Verstandig of niet; de mensheid is niet meer te houden. De behoefte naar het elkaar live ontmoeten is inmiddels te groot om een risicoloze terugkeer uit te sluiten.

Wat zijn de huidige trends op dit moment. Mede door het goede weer, maar ook onder de wetenschap (of is het nog steeds een aanname) dat besmettingen buiten minder kans hebben, worden er steeds meer evenementen outdoor georganiseerd. Dat vereist natuurlijk een andere gedachte over inzet van materialen in vergelijking met indoor shows.

Daarnaast merken we dat er gericht gekeken wordt naar shows in het najaar. Zelfs bedrijven buiten Europa zijn op zoek naar standbouwers in Europa. Hoewel we nu dus nog in bijna alle landen wel met een mate van lockdown te maken hebben, lijkt er steeds meer vertrouwen te komen dat we hier toch spoedig uit gaan komen.

Wat blijft er dan over voor de digitale variant; de virtuele beurs of virtuele omgeving. Nice forthe time being but meant to die? Dat valt mee. De virtuele of online evenementen hebben best veel kritiek gekregen. Neutraal ertegen aan kijkende terecht. Maar de online evenementen werden zeer snel opgetuigd en boden in ieder geval nog iets van een vorm van contact.

De virtuele wereld heeft de feedback ter harte genomen.

Want om ons heen kijkende zijn er flinke stappen genomen. Ter info; ook door ons. Ontzettend veel verbeteringen zijn door gevoerd en vooral de mogelijkheid om daadwerkelijk oog in oog met elkaar te komen is steeds verder verbeterd. De komische avatars worden steeds meer vervangen door echte mensen en het is zelfs mogelijk een opname van een collega in je eigen virtuele omgeving te plaatsen.

Het wordt wel een kwestie van overtuigen van de eerder teleurgestelden. Maar wat kunnen we nog verwachten in 2021? Een volledige heropening van beurzen zit er niet in. Na de zomer, als alles gaat volgens verwachting (hoop?), zijn waarschijnlijk de kleinere nationale beurzen het meest kansrijk. De mondiaal georiënteerde beurzen zullen het meest twijfelachtig zijn. Alles gebaseerd op hoe lang het duurt voordat we een gecontroleerde situatie hebben.

Vooral de internationaal georiënteerde beurzen zullen waarschijnlijk toch afhankelijk blijven van het digitale aanbod. En dat verbetert in snel tempo.

Een virtuele omgeving ipv virtuele beursstand

Ons advies blijft om zelf een virtueel platform te maken, waarmee je een extra online marketing instrument creëert. Ongeacht of je nu wel of geen beurs hebt, dit platform staat altijd ter beschikking van jou en je (potentiële) klanten om te gebruiken en te bezoeken. En of je er nu een look-a-like beursstand van maakt, of een online showroom, tv-studio, een lounge area op een dakterras of wat voor omgeving dan ook; het staat elke dag te beschikking. Niet alleen maar tijdens de beurs. En omgekeerd is het zo dat je de omgeving gewoon “meeneemt” naar het evenement waaraan je wilt gaan deelnemen.

Want je platform is min of mee een microsite. Met een eigen domein. En naar domeinen kun je linken, net als naar je website. Of je hangt het platform onder je website. En op jouw platform ontvang je je bezoekers zoals jij dat wilt. Niet gelimiteerd door hoe het van organisaties moet.

En op jouw platform track je dat wat je wilt tracken. Heb je altijd videocall-, chat- en webinar functies ter beschikking. Daarvoor ben je niet afhankelijk van de organisatie van je beurs.

En kun je je bezoekers één op één rondleiden in je omgeving en toon je je bezoeker wat je wilt laten zien. Of je geeft hem/haar het initiatief.

Drie zekerheden met een eigen virtueel platform

Als je een individuele virtuele omgeving laat maken weet je drie dingen zeker:

• Het wordt zoals jij het wilt.
• Het is altijd beschikbaar, 24 uur per dag.
• Door middel van linken kun je je omgeving vanaf elk platform aanbieden.

Met betrekking tot dat laatste: er zal ook wel eens een organisatie zijn die een virtuele beurshal aanbiedt. Dan kun je daar tegen (veel) kosten eenzelfde omgeving opbouwen (als dat al kan natuurlijk), maar dan is het na de beurs klaar. Weg. Het is, voor zover wij weten, altijd mogelijk een “afgietsel” van jouw virtuele omgeving, ook geschaald, te plaatsen in zo’n beurshal. Als mensen in de beurshal op jouw stand klikken krijgen ze daarna toch weer de functionaliteiten van jouw virtuele omgeving.

Voor 2022 zullen we realistisch gezien nog van het virtuele aanbod gebruik moeten blijven maken als alternatief voor live. Live komt wel weer terug (wij hopen het ook), maar natuurlijk niet gelijk met hoe we het gewend waren. En de grote internationale bezoekers- en exposantenstromen zullen er ook niet zijn. Om op die momenten toch in een beurssetting met elkaar in contact te blijven hebben we die virtuele wereld nodig. En die wereld zet echt wel stappen. Het wordt beter.

Meer weten?

Wil je meer weten over standbouw mogelijkheden on-site, online, of hybride? Laat hieronder een berichtje achter en we nemen gelijk contact met je op.