Exposeren op Duitse beurzen en standbouw in Duitsland

Zijn er verschillen tussen deelnemen aan beurzen in Duitsland en Nederland?

Ja die zijn er. Alhoewel de verschillen natuurlijk niet zo groot zijn als bij exposeren in Amerika, India of Dubai, zijn er zeker zaken waar je extra op moet letten als je van plan bent om in Duitsland als exposant deel te nemen aan een beurs.

Deze verschillen zijn vooral ingegeven door de culturele verschillen tussen Duitsers en Nederlanders. Duitsers zijn een stuk formeler en leven de regels strikter na als “wij Nederlanders”. “Creatief omgaan” met de regels en voorschriften is in Duitsland gewoon minder mogelijk. Duitsers zijn bureaucratischer. En dat merk je ook omtrent de organisatie van beurzen. Zorg er daarom voor dat je de voorschriften van tevoren goed doorneemt en houd je eraan, dan kom je niet voor verassingen te staan en staat niets een succesvolle beursdeelname in de weg.

Voorbereidingsfase beursdeelname:

Je deelname begint natuurlijk met het reserveren van een standruimte. Doe dit zo snel mogelijk, hoe eerder hoe beter want dan heb je de meeste keuze als het gaat om de beste plek voor je stand.  Na je inschrijving zul je een (digitaal) handboek ontvangen waarin alle regels, maar ook de beschikbare faciliteiten beschreven staan. Begin vroegtijdig met het bestellen en regelen van de gewenste voorzieningen. Vergeet daarbij niet de hotelaccommodatie:

Hotels en accommodatie

Door de enorme omvang van veel beurzen in Duitsland valt het vaak niet mee om hotelkamers te boeken tijdens de beursdagen, zeker als het gaat om direct in de nabijheid van het beurscomplex gelegen hotels. Prijsdiscriminatie tijdens beursdagen is bovendien heel gewoon in Duitsland waardoor prijzen van hotelkamers vaak meer dan verdubbelen of zelfs verdrievoudigen. Vroeg boeken en/of een hotel zoeken welke wat verder weg ligt van de beurshal is een absolute aanrader!

Voorschriften standbouw in Duitsland

Alhoewel je zou verwachten dat door “Europa” de regels t.a.v. standbouw en veiligheid in de verschillende landen min of meer gelijk zijn blijkt dit helaas niet het geval. Standbouw voorschriften in Duitsland wijken echter niet al zeer af van standbouw in Nederland. Toch worden er iets strengere eisen gesteld aan brandveiligheid van stands, maar ook aan de stabiliteit van standbouw:

Brandveiligheid van standbouw en stands

Stands en materialen moeten bijna altijd voldoen aan de Brandschutz Norm B1 (schwer entflammbar oftewel moeilijk brandbaar. Als je zelf je stand bouwt (zelfbouwstand), zorg dan zekerheidshalve voor een veiligheidscertificaat van de leverancier van je stand. Als je de stand laat bouwen door een standbouwer dan zal deze hiervoor zelf zorg dragen.

Stabiliteit (“Statik”)

Als het gaat om beursstands met een hoogte vanaf 3 meter wordt er steeds vaker gevraagd om een “Statik-Prüfung”. Dit houdt in dat jij of je standbouwer moet kunnen aantonen dat je stand voldoet aan bepaalde stabiliteitseisen. Hiervoor moet een berekening door een gekwalificeerd bedrijf getoonds kunnen worden voorafgaand aan de beurs. Dit om te voorkomen dat een stand die niet stabiel genoeg is gevaar oplevert door omvallen/instorten. Omdat zelfbouwstands maar zelden drie of meer meters hoog zijn zal een dergelijke berekening vooral de verantwoordelijkheid van je standbouwer zijn.

Op de beursvloer zelf

Formele omgang

Zoals al eerder opgemerkt zijn Duitsers formeler. Ook op de beursvloer ervaar je dit. Dat begint al met de kleding. Daar waar kostuum-en stropdas in Nederland (afhankelijk is van de branche waarin je werkt) snel minder aan het worden is, is dit in Duitsland nog steeds de basisregel als het om beurskleding bij mannen gaat. En ook vrouwen kiezen zekerheidshalve beter voor een iets “degelijker” outfit.

Je of u?

In Duitsland spreek je elkaar aan met “U”. Punt. Vooral Nederlanders die de Duitse taal minder goed beheersen gaan hier vaak de mist in door te “Duzen”. En dat is echt not-done.

Ik heb veel in Duitsland gewerkt en nog steeds heb ik hier veel contacten en collega’s. In Duitsland spreken ook collega’s die al jaren met elkaar samen werken elkaar nog steeds aan met “U”. Iets wat voor de meeste Nederlanders ondenkbaar is. In Duitsland is dit echter gewoon de norm. Dus als je zaken wilt doen in Duitsland, pas je daar dan in aan.
Voordat je in Duitsland elkaar met “je” aanspreekt vindt er meestal eerst een “per-Du” ritueel plaats. Het veiligste is om het initiatief hiervoor bij je Duitse zakenpartner of klant te laten.

Taal?

Uiteraard is de voertaal op Duitse beurzen Duits. Het is daarom van groot voordeel als je de Duitse taal goed beheerst. Nederlanders vinden als snel van zichzelf dat ze goed Duits spreken maar in de praktijk valt dit nog weleens tegen. Zijn Duitse bedrijven je doelgroep, wees dan eerlijk in hoe goed of slecht je Duits is en volg desnoods taallessen. Communiceren in het Engels kan natuurlijk ook, maar naar mijn ervaring spreken Duitsers gemiddeld genomen iets minder goed Engels. Alhoewel dit ook sterk van de branche afhankelijk is.
In welke taal communiceer je met je stand?
Als je je met je beursstand richt op Duitse klanten en bedrijven, zorg dan ook voor communicatie in (uiteraard vlekkeloos) Duits. Schakel desnoods een vertaalbureau in om zeker te zijn dat je Duitse teksten perfect zijn. Op meer internationaal georiënteerde beurzen kun je ook kiezen voor communicatie in het Engels.

Hoe organiseer je jouw beursstand in Duitsland?

Als het gaat om je beursstand in Duitsland heb je verschillende mogelijkheden:

1. Je neemt je eigen (modulaire) stand mee en bouwt deze zelf op.

Duitsland is niet al te ver (alhoewel er natuurlijk een verschil is tussen Düsseldorf of München) dus je eigen stand meenemen en zelf opbouwen is heel goed mogelijk. Zorg dat je alle faciliteiten (verhoogde vloer, vloerbedekking, Electra, water, meubilair etc.) goed geregeld hebt zodat je bij aankomst meteen aan de slag kunt.

2. Je laat je standbouwer uit Nederland de beursstand voor je bouwen in Duitsland

Ook dit is een goede optie. Ook hiervoor geldt dat Duitsland qua reistijd en afstand beperkt is (vanaf Apeldoorn zijn onze standbouwers bijvoorbeeld binnen 1,5 uur al in de Messe Düsseldorf) waardoor de kosten te overzien zijn. Voordeel van deze optie is dat je nergens omkijken naar hebt. Nagenoeg alles wordt voor je geregeld.

3. Je kiest een standbouwer in Duitsland

Voor eenvoudige niet te grote stands gelegen op een wat verder in Duitsland gelegen beurslocatie kan dit een goede optie zijn. Duitsers zijn over het algemeen betrouwbaar en je kunt er prima afspraken mee maken. Voordeel van deze optie is dat je goedkoper uit kunt zijn t.o.v. optie 2 (standbouwer uit Nederland) omdat een standbouwer uit Duitsland minder reiskosten hoeft door te berekenen.

Als het om wat grotere en/of complexere stands gaat is deze optie soms lastiger door de minder gemakkelijke communicatie “op afstand” en “in een andere taal”. Dit hangt natuurlijk ook af van hoe goed jouw Duits is. Is deze perfect dan is dit ook een goede optie.
Wij maken als Expo Display Service Benelux deel uitmaken van een Europese groep. Deze heeft o.a. vestigingen in Frankfurt, Hamburg, Mannheim, Düsseldorf en München. Als dit voordelen oplevert voor onze klanten kiezen we er soms voor het bouwen of plaatsen van de beursstands door onze Duitse collega’s te laten uitvoeren. Zij werken met dezelfde materialen als wij en kennen altijd de situatie ter plaatse.

Wat kunnen wij voor je doen?

Als je plan bent deel te nemen aan één of meerdere beurzen in Duitsland dan vertellen je graag meer over onze aanpak waarbij jouw doelstellingen en resultaat centraal staan. Kom eens kijken en praten in één van onze showrooms en laat een gratis 3D design maken voor je stand in Duitsland. 

Viel Erfolg!

Michel Rijnberg
Directeur Expo Display Service Benelux