Nergens vind je zoveel potentiële klanten bij elkaar, en met een goede strategie werf je fans voor het leven. Er is ook een keerzijde.

Deelnemen aan een vakbeurs is niet de goedkoopste vorm van marketing. Zo moet je kostbare standruimte huren. Daarnaast loopt de investering voor een professionele beursstand snel op en is personeel evenmin goedkoop.

De kosten voor je beursdeelname zijn prima, zolang je de investeringen terugverdient. Maar hoe weet je dat? Door het consequent te meten op basis van Key Performance Indicators, oftewel KPI’s.

Wat zijn KPI’s en waarom zijn ze onmisbaar voor beursdeelnames?

KPI’s zijn variabelen waarmee je de prestaties van je ondernemingen inzichtelijk maakt. Met deze gegevens kun je sturen op resultaat.

Welke acties dragen bij aan het behalen van doelen en welke niet? KPI’s zijn relevant op elk bedrijfsniveau en dus ook bij beurzen. Met betrouwbare data weet je exact of je beursstrategie werkt en kun je hem aanscherpen.

Over KPI’s valt veel te vertellen. In dit artikel beperken we ons tot een korte uitleg en praktische voorbeelden van KPI’s voor beursexposanten.

Wil je zelf KPI’s opstellen? Formuleer ze dan altijd SMART. De afkorting staat voor:

• Specifiek
• Meetbaar
• Acceptabel (voor alle betrokkenen)
• Realiseerbaar
• Tijdsgebonden

Deze criteria maken voor alle partijen inzichtelijk wat werkt en wat niet. Ook kun je ze in veel gevallen vergelijken met concurrenten. Zo zie je per onderdeel of je minder of beter presteert dan collega- ondernemers.

Sales/acquisitie

Je kunt met verschillende doelen en verwachtingen deelnemen aan een publieks- of vakbeurs. We zetten de voornaamste op een rij en koppelen er direct KPI’s aan.

Doel: Nieuwe leads aantrekken
KPI: Aantal geregistreerde (kwaliteits)leads

Zo meet je dit
Voeg nieuwe leads toe aan een CRM-systeem en kwalificeer ze op basis van vooraf bepaalde criteria zoals demografische gegevens, interessegebieden en aankoopintentie.

Waarom dit een goede KPI is
Deze KPI is essentieel omdat het direct de effectiviteit van lead generation activiteiten meet en de kwaliteit van gegenereerde leads beoordeelt. Dit is cruciaal voor het vullen van je sales pipeline.

Doel: Contracten verzilveren
KPI: Getekende contracten en behaalde omzet

Zo meet je dit
Houd een overzicht bij van alle contracten die je tekent op de beurs, en de bijbehorende omzet. Dit kun je doen met een financieel systeem gekoppeld aan het CRM, waarin contracten en omzet worden geregistreerd.

Waarom dit een goede KPI is
Het meten van getekende contracten en behaalde omzet geeft direct inzicht in de effectiviteit van je sales-inspanningen en de financiële gezondheid van je bedrijf.

Klanttevredenheid

Doel: Band met huidige leads via beurs versterken
KPI: Aantal gesprekken met leads

Zo meet je dit
Houd bij hoe vaak klantenserviceteams contact hebben met leads die geworven zijn op de beurs. Dit contact kan zowel plaatsvinden via telefoon, e-mail of persoonlijke ontmoetingen. Leg de contactmomenten vast in een CRM-systeem of via een klantenservicetool.

Waarom dit een goede KPI is
Het meten van het aantal gesprekken met leads maakt de kwantitatieve follow-up na de beurs inzichtelijk.

Doel: Klanten onderwijzen
KPI: Aantal deelnemers aan trainingssessies en workshops

Zo meet je dit
Registreer het aantal deelnemers dat deelneemt aan trainingssessies en workshops op de beurs. Dit kun je bijhouden door aanmeldingen via een online registratiesysteem of aanwezigheidslijsten.

Waarom dit een goede KPI is
Deze KPI meet het succes van educatieve initiatieven in het verhogen van klantkennis en klanttevredenheid. Dit draagt bij aan langdurige relaties en loyaliteit.

Doel: Klanttevredenheidsonderzoek
KPI: Aantal ingevulde enquêtes

Zo meet je dit
Verzamel het aantal ingevulde enquêtes dat is geretourneerd na verzending naar klanten. Dit kun je handmatig doen, of online via enquêteplatforms.

Waarom dit een goede KPI is
Het meten van het aantal ingevulde enquêtes biedt waardevolle inzichten in klanttevredenheid. Ook kun je als exposant directe verbeteringen doorvoeren op basis van directe feedback.

Doel: Terugwinnen oud-klanten
KPI: Aantal teruggewonnen oud-klanten

Zo meet je dit
Registreer het aantal klanten dat na een inactieve periode opnieuw betrokken raakt bij je producten of diensten. Dit kun je volgen via CRM-activiteiten en heractivatie-campagnes.

Waarom dit een goede KPI is
Het meten van het aantal teruggewonnen klanten biedt inzicht in de effectiviteit van heractivatie-campagnes

Marketing en PR

Doel: Promoten nieuwe producten en diensten
KPI: Kwaliteit van de feedback

Zo meet je dit
Evalueer de kwaliteit en relevantie van feedback na de lancering van nieuwe producten of diensten op de beurs. Verzamel de data via enquêtes, focusgroepen of directe interacties met klanten.

Waarom dit een goede KPI is
De kwaliteit van feedback geeft inzicht in de acceptatie en perceptie van nieuwe producten en diensten in de markt. Dit is essentieel voor het aanpassen van marketingstrategieën.

Doel: Naamsbekendheid vergroten
KPI: Aantal relevante contactmomenten voor, tijdens en na de show

Zo meet je dit
Tel het aantal interacties en contactmomenten door marketing- en PR-activiteiten voor, tijdens en na een evenement of show.

Waarom dit een goede KPI is
Het aantal contactmomenten toont de effectiviteit van PR- en marketingcampagnes in het vergroten van de naamsbekendheid en het creëren van merkherkenning.

Doel: Voordelen presenteren
KPI: Kwaliteit en aantal deelnemers productdemonstraties

Zo meet je dit
Registreer het aantal deelnemers aan productdemonstraties en evalueer de feedback over de aangeboden voordelen. Dit kun je bijhouden via registratiesystemen en evaluatieformulieren.

Waarom dit een goede KPI is
Door te kijken hoeveel mensen naar productdemonstraties komen, weet je of je marketing en verkoop goed werkt. Je ziet direct of mensen je producten begrijpen en leuk vinden.

Doel: Versterken naamsbekendheid onder investeerders
KPI: Publicitaire aandacht in de media

Zo meet je dit
Meet de hoeveelheid en kwaliteit van publicitaire aandacht die je genereert door mediacontacten en PR-campagnes gericht op investeerders.

Waarom dit een goede KPI is
Media-aandacht meet de zichtbaarheid en geloofwaardigheid van je bedrijf bij investeerders. Dit is van vitaal belang voor financieringsmogelijkheden en groeikansen.

Doel: Media-aandacht genereren
KPI: Aantal online en offline publicaties

Zo meet je dit
Tel het aantal publicaties waarin je bedrijf wordt genoemd na je beursdeelname. Doe dit zowel online als offline.

Waarom dit een goede KPI is
Het aantal publicaties reflecteert de mate van zichtbaarheid en reputatie in de media. Dit draagt bij aan het opbouwen van autoriteit en het aantrekken van nieuwe klanten.

Doel: Relatie met de media versterken
KPI: Aantal ontmoete journalisten en persvertegenwoordigers

Zo meet je dit
Houd bij hoe vaak vertegenwoordigers van je bedrijf in contact komen met journalisten en persvertegenwoordigers tijdens persconferenties, netwerkevenementen en mediabijeenkomsten.

Waarom dit een goede KPI is
Deze KPI meet de effectiviteit van PR-strategieën om relaties met de media op te bouwen en te onderhouden. Dit is essentieel is voor positieve mediavertegenwoordiging en crisisbeheersing.

Samenwerkingsprogramma’s

Doel: Vinden nieuwe distributeurs/samenwerkingspartners
KPI: Aantal gevoerde gesprekken en getekende overeenkomsten

Zo meet je dit
Registreer het aantal gesprekken met potentiële distributeurs of samenwerkingspartners na de beurs. En documenteer het aantal getekende overeenkomsten.

Waarom dit een goede KPI is
Deze KPI meet de effectiviteit van samenwerkingsprogramma’s in het vinden van nieuwe distributiemogelijkheden en strategische partnerschappen, wat kan leiden tot uitbreiding van marktbereik en omzetgroei.

Doel: Ondersteunen van resellers
KPI: Aantal ontmoete resellers

Zo meet je dit
Houd bij hoe vaak je bedrijf in contact komt met wederverkopers tijdens evenementen, partnerbijeenkomsten en marketinginitiatieven.

Waarom dit een goede KPI is
Het meten van ontmoetingen met resellers evalueert de betrokkenheid en ondersteuning van distributiepartners. Dit is essentieel is voor het vergroten van verkoopkanalen en marktpenetratie.

Doel: Versterken reputatie als betrouwbare partner
KPI: Aantal en kwaliteit ontmoete partners

Zo meet je dit
Evalueer het aantal en de kwaliteit van ontmoetingen met zakelijke partners. Zo beoordeel je hoe anderen je bedrijf zien en beoordelen.

Waarom dit een goede KPI is
Het meten van reputatieversterking als betrouwbare partner bevordert vertrouwen en samenwerkingsbereidheid. Dit is gunstig voor langetermijnrelaties en zakelijke groei.

Wanneer meet je als beursexposant KPI’s?

KPI’s kun je het beste direct na je beursdeelname analyseren. De beurs zit dan nog vers in het geheugen en je ontdekt zo of je de juiste keuzes hebt gemaakt. Besteed extra aandacht aan belangrijke factoren als kosten, opbrengsten en beursleads. Noteer alles én nauwgezet, zodat je je voordeel kunt doen met de bevindingen.

Kijk niet alleen naar financiële KPI’s, maar bijvoorbeeld ook naar personeel. Sommige medewerkers bloeien helemaal op tijdens een beurs, terwijl anderen juist teleurstellen. Niet iedereen is even geschikt als standmedewerker en dat hoeft ook niet, maar evalueer het en houd er de volgende keer rekening mee.

KPI’s en doelen zijn onmisbaar voor een succesvolle beurs

Wat antwoord je de volgende keer als het management vraagt naar de resultaten van de afgelopen beurs? “Het was heel druk”, of: “We hebben x aantal nieuwe klanten geworven met een exacte omzet van X?”

Door het vooraf bepalen van doelen en KPI’s krijg je beter zicht op behaalde resultaten en de juistheid  van aannames. Daardoor neem je veel gerichter deel aan een beurs. Bovendien krijg je het management makkelijker mee, want de beursdeelname verdient zichzelf terug. Met KPI’s stuur je kortom op resultaat en dat geeft rust en leidt tot meer omzet. Wie wil dit nu niet?