Waarom persoonlijke uitnodigingen voor vakbeurzen werken
Persoonlijke uitnodigingen kunnen helpen om de juiste mensen naar je beursstand te trekken. Een algemene aankondiging laat contacten weten dat je aanwezig bent. Een persoonlijke uitnodiging vertelt waarom het de moeite waard is om je stand te bezoeken.
Het verschil zit in de relevantie. Bestaande klanten willen misschien een nieuw product bekijken of een aankomend project bespreken. Met oudere contacten kun je de relatie nieuw leven inblazen. Prospects zijn mogelijk geïnteresseerd in een demonstratie, adviesgesprek of oplossing voor een probleem waar ze momenteel mee te maken hebben.
Als je bericht aansluit bij wat voor de ontvanger relevant is, voelt de uitnodiging eerder persoonlijk dan als een bericht aan je hele database.
Praktijkvoorbeeld: een algemene uitnodiging tegenover een persoonlijke uitnodiging
Stel dat je een klant uitnodigt die eerder interesse toonde in een van je productgroepen.
Een algemene e-mail kan zeggen:
“Bezoek ons op de vakbeurs. Je vindt ons in hal 3, stand 215.”
Een persoonlijkere uitnodiging kan vermelden dat je een bijgewerkte versie presenteert van het product dat de klant eerder met je team besprak. Nodig de klant uit voor een korte demonstratie of stel een specifiek tijdstip voor een afspraak voor. Heeft je beursstandontwerp een aparte demonstratieplek of productpresentatie? Dan kun je die ook noemen als extra reden om langs te komen.
Beide e-mails geven dezelfde basisinformatie. De tweede geeft de ontvanger alleen een duidelijke reden om je stand te bezoeken.
Voordelen van persoonlijke uitnodigingen voor vakbeurzen
Dit zijn enkele redenen waarom het persoonlijk uitnodigen van mensen voor een vakbeurs werkt:
- Meer reacties: Onderzoek laat zien dat gepersonaliseerde uitnodigingen vaker reacties opleveren dan algemene uitnodigingen. Mensen voelen zich meer betrokken en reageren eerder als je ze persoonlijk aanspreekt.
- Sterkere zakelijke relaties: Met persoonlijke uitnodigingen bouw je aan een sterkere relatie met klanten en prospects. Je laat zien dat je aandacht hebt voor hun behoeften en interesses. Dat kan leiden tot langdurige zakelijke relaties en nieuwe kansen.
- Relevantere bezoekers: Het doel van een vakbeurs is uiteindelijk om bezoekers aan te trekken. Persoonlijke uitnodigingen kunnen daarbij helpen, omdat ze de betrokkenheid vergroten en mensen motiveren om je stand te bezoeken.
- Meer mogelijkheden om afspraken te plannen: In plaats van af te wachten of contacten tijdens het evenement langskomen, kun je in je uitnodiging alvast een afspraak of demonstratie voorstellen. Zo heeft je salesteam een duidelijkere planning en kun je tijdens de beurs gerichtere gesprekken voeren.
Hoe maak je een persoonlijke uitnodiging?
Let bij het maken van een persoonlijke uitnodiging voor een vakbeurs of congres op de volgende punten.
-
Begin met de naam van de ontvanger.
Dit klinkt misschien vanzelfsprekend, maar een persoonlijke aanhef maakt verschil. Gebruik niet alleen de naam, maar ook andere relevante gegevens, zoals de functie en de naam van het bedrijf of de organisatie.
-
Maak de uitnodiging relevant.
Bedenk waarom juist deze persoon je stand zou willen bezoeken. Verwijs naar een eerder gesprek, een product waarin diegene interesse toonde of een zakelijke uitdaging waarvan je weet dat die speelt. Stuur niet zonder onderscheid hetzelfde bericht naar iedereen in je database.
-
Voeg een persoonlijk element toe.
Een handgeschreven bericht, een korte persoonlijke video, een uitnodiging voor een afspraak of een exclusieve demonstratie kan de uitnodiging beter laten opvallen. Laat zien dat je de ontvanger om een specifieke reden uitnodigt en niet alleen omdat diegene op je mailinglijst staat.
-
Schrijf een onderwerpregel die uitnodigt om de e-mail te openen.
In een volle inbox is de onderwerpregel vaak het eerste en enige deel van je uitnodiging dat mensen zien. Houd deze kort en specifiek. Een vraag, duidelijk voordeel, aankondiging over het evenement of uitnodiging voor een exclusieve demonstratie werkt mogelijk beter dan een algemeen “Bezoek ons op de vakbeurs”.
-
Stuur uitnodigingen alleen naar relevante contacten.
Een grote database is alleen nuttig als de contacten relevant zijn en toestemming hebben gegeven om je berichten te ontvangen. Houd je CRM actueel en vraag toestemming wanneer je nieuwe contacten toevoegt die je via vakbeurzen, aanvragen of klantgesprekken hebt ontmoet. Ongewenste e-mails kunnen de betrokkenheid en het vertrouwen snel schaden.
-
Zorg dat de e-mail makkelijk te scannen is.
Gebruik korte alinea’s en duidelijke tussenkoppen als je uitnodiging meerdere onderdelen bevat. Laat de belangrijkste informatie opvallen, zoals wat bezoekers kunnen zien, waar je stand staat en hoe ze een afspraak kunnen maken.
-
Verwijs lezers naar de juiste landingspagina.
Bevat je uitnodiging een link? Stuur bezoekers dan direct naar de pagina die de volgende stap ondersteunt. Dat kan een pagina zijn om een afspraak te maken, een registratiepagina voor het evenement, een productpagina of een aparte landingspagina voor de vakbeurs. Stuur ze niet naar je algemene homepage met de verwachting dat ze de informatie zelf opzoeken.
