Wat kost een beursdeelname? Bereken het hier!

Wil je binnenkort deelnemen aan een beurs, dan ben je vast nieuwsgierig naar de kosten. In dit artikel bespreken we de vraag: wat kost een beursdeelname? Daarbij kijken we naar alle kosten die je kunt verwachten, van standhuur tot standbouw en van personeel tot promotie. We geven ook praktische tips om direct te besparen op je beursdeelname.

Lees dit artikel en ontdek:

• Wat de 4 grootste kostenposten van een beursdeelname zijn
• Hoe je de kosten van je beursstand beperkt
• Met welke ingrepen je bespaart op personeel en promotie

Ben je klaar om je beursbudget te plannen? Lees dan snel verder!

Kosten beursdeelname: dit zijn de grootste kostenposten

De vier grootste kostenposten van een beursdeelname zijn standhuur, standbouw, personeelskosten en promotiekosten.

Standhuur vormt een aanzienlijk deel van het budget, variërend afhankelijk van de grootte en locatie van de beurs. Deze kosten worden vaak berekend per vierkante meter en kunnen snel oplopen. Ontdek straks hoe je dit zelf uitrekent en hoe je bespaart op je standbouwkosten.

Standbouw vergt een tweede financiële investeringen. De complexiteit en het ontwerp van de stand is direct van invloed op deze kosten. Hoe ambitieuzer en unieker je stand, hoe meer je doorgaans betaalt.

Als derde moet je rekening houden met personeelskosten. Dit is inclusief salarissen, reis- en verblijfskosten van het beursteam. Soms heb je ook externe ondersteuning nodig voor je beursdeelname.

Tot slot spelen promotiekosten een cruciale rol bij het behalen van je beursdoelen. Marketinginspanningen, zoals mailings, advertenties en premiums, dragen bij aan het succes en kosten van je beursdeelname.

Handige formule voor berekenen standbouwkosten

Om inzicht te krijgen in de verschillende kosten die samenhangen met een beursdeelname kun je de volgende formule hanteren:

• 35% van de kosten zijn voor het huren van een stand locatie (M2)
• 35% van de kosten zijn voor standbouw/beursstand
• 15% voor personeelskosten incl. reis en verblijfkosten
• 15% voor de promotie/marketing rondom de beurs (mailingen, advertenties, premiums etc.)

Dit is uiteraard niet altijd zo, maar het geeft wel een goed beeld van de kosten die je kunt verwachten. De exacte kosten hangen af van verschillende factoren, zoals de grootte van de beurs, de locatie, de standbouw en de gewenste promotie.

Vierkante meterprijs belangrijke factor standbouwkosten 

De vierkantemeterprijs (standhuur) van een beursdeelname schommelt tussen de 175 en 350 euro per meter. Dit bedrag kan hoger zijn voor prestigieuze beurzen of evenementen op bijzondere locaties.

In het buitenland kunnen de kosten voor standhuur aanzienlijk verschillen, afhankelijk van de regio en het land waar de beurs plaatsvindt. Beurzen in grote steden of populaire internationale beurslocaties kunnen hogere kosten met zich meebrengen dan vergelijkbare beurzen in eigen land.

Rekenvoorbeeld beursdeelname

Stel, je wilt deelnemen aan een beurs in Nederland met een stand van 20 vierkante meter. De standhuur bedraagt € 250,- per vierkante meter. Je kiest voor een modulaire stand met een eenvoudige inrichting. Je hebt twee medewerkers op de stand staan en je verstuurt een mailing naar je klantenbestand. De totale kosten van jouw beursdeelname bedragen dan:

Standhuur:         20 m² x € 250,- = € 5.000,-
Beursstand:         € 4.000,-
Personeel:         2 medewerkers x € 1.000,- (salaris + reis- en verblijfkosten) = € 2.000,-
Promotie:         € 2.000,-
Totaal:             € 13.000,-

Let op: dit is een indicatie. De exacte kosten kunnen afwijken.

Standhuur x 3 = totaalprijs beursdeelname

Om een goede inschatting van de totale kosten van jouw beursdeelname te krijgen, hanteer je het grofweg de volgende rekensom: neem de kosten voor het huren van alleen de standruimte, en vermenigvuldig dit met een factor 3.

Natuurlijk is dit een richtlijn. Deze is gebaseerd op beursdeelname in Nederland of direct omringende landen. Bij beurzen in het buitenland zullen de reis- en verblijfkosten hoger zijn. In sommige landen kan ook de standbouw veel duurder zijn (bijvoorbeeld in de VS, lees hiervoor ook het artikel deelnemen aan beurzen in de USA)

Bespaar op je standbouwkosten met modulaire stands

Als je meerdere keren per jaar exposeert kun je flink besparen op je beursstandkosten met een modulair standsysteem. Dit is een flexibele en herbruikbare oplossing voor het bouwen van beursstands. Het systeem bestaat uit verschillende modules, zoals panelen, frames en koppelingen, die je op diverse manieren kunt combineren tot een unieke stand.

Deze systemen zijn herbruikbaar en veel sneller op te bouwen dan traditionele, houten beursstands. Daardoor bespaar je zowel op de huur, aanschaf- als opbouwkosten. Bijkomend voordeel is dat modulaire stands ‘groener’ en ‘duurzamer’ zijn omdat je ze kunt hergebruiken.

Modulaire beursstands kun je zowel kopen (interessant als je deze vaker dan 3 keer gaat gebruiken) of huren.

Verlaag je standbouwkosten met ‘self build’ beursstands

Wil je nog meer budget besparen, kies dan voor een stand die je zelf kunt opbouwen. De kosten voor een standbouwer bestaan voor een groot deel uit manuren. Deze bespaar je als je zelf je stand opbouwt en afbreekt.

Kijk wel goed welk systeem je kiest voor beursstand van je keuze. Niet elk systeem is even geschikt om in eigen beheer op te bouwen. Natuurlijk hangt dit ook af van de grootte van de stand en van de capaciteiten en mogelijkheden van je team.

Bedenk ook hoe je jouw stand gaat vervoeren. Sommige stands en standsystemen zijn (in koffers) te vervoeren in een grote auto, terwijl je voor andere stands echt een bus nodig hebt.

Kies je voor een ‘self build’ stand van bijvoorbeeld 20 a 30 vierkante meter? Dan kan de besparing zomaar oplopen tot 1500 tot 2000 euro per beursdeelname.

Standhuur: kosten per meter

Beursdeelname gaat niet zonder het huren van vierkante meters. In de Benelux bedragen de kosten hiervan tussen de 175 en 350 euro (B2B beurzen). Dat betekent dus dat je voor een stand van 20m2 gemiddeld zo’n 5000 euro betaalt voor een “kale oppervlakte”. ­

Volgens de bovenstaande formule “standhuur X 3 = totaalprijs” zullen de kosten van je beursdeelname dus rond de 15.000 euro uitkomen.

Kosten van standbouw/beursstand

In bovenstaand voorbeeld gaat 35% van de totale kosten van de beursdeelname naar standbouw. Gemiddeld wordt er voor standbouw een bedrag gerekend tussen de € 200,- en € 300,- euro per vierkante meter. In de meeste gevallen kun je daarmee een aantrekkelijke en doelgerichte beursstand realiseren.

Natuurlijk is ook dit weer een richtlijn. Er worden ook beursstands gebouwd die een veelvoud van dit bedrag kosten. Soms tot wel 1.000 euro per meter. In dat geval gaat het meestal om prestigieuze objecten met een zeer bijzonder design.

Aan de andere kant kunnen de kosten ook lager zijn dan 200 euro per meter. Bijvoorbeeld als je een modulaire stand op meerdere beurzen inzet en de kosten over meerdere beurzen uitsmeert.

Ook als je kiest voor ‘standaard standbouw’ liggen de kosten van je beursdeelname een stuk lager. De uitstraling en het effect van je beursdeelname zal met een standaard stand echter wel (veel) lager zijn.